Digitales QM – maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand!

Wie schön wäre es, wenn

• …. sich regelmäßige Aufgaben in Zukunft, wie von selbst erledigen?
• …. wenn alle Infos immer auf dem aktuellen Stand wären?
• …. sich neue Mitarbeiter mit einem Klick anschauen könnten, wie das Zimmer für die jeweilige Behandlung vorbereitet werden soll?

Sehr schöne wäre das… bzw. ist es sogar schon!

Mittlerweile kommen immer mehr Anbieter für digitales Qualitätsmanagement auf den Markt. Ich möchte hier von meinen Erfahrungen in der Praxis mit dem Programm „Medikit“ erzählen, da ich dieses Programm mittlerweile selber seit 1,5 Jahren verwende und so bereits viele eigene Erfahrungen sammeln konnte.

Die beliebtesten Funktionen sind in unserer 3 Behandler-Praxis das Handbuch und unsere regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben.

Das Handbuch umfasst alle wichtigen Informationen. Angefangen bei allgemeinen Verhaltensregeln, über den Aufbau aller üblichen Behandlungen bis hin zu Steriabläufen oder Datenschutzdokumenten.
Sinnvoll ist das Handbuch besonders für neue Mitarbeiter, die sich so wesentlich einfacher in Ruhe einarbeiten können. Und auch bei selten durchgeführten Behandlungen ist es für die MitarbeiterInnen sehr angenehm jederzeit im Programm „spicken“ zu können, wenn man sich mal nicht mehr ganz so sicher ist, welche Instrumente vorbereitet sein sollen.

Um die regelmäßigen Aufgaben zu verwalten habe ich zu Beginn eine große Liste mit allen erdenklichen Praxisaufgaben erstellt und sie in zeitliche Gruppen zusammengefasst: Jährliche (z.B. Hygieneplan aktualisieren, Wasserqualität prüfen,…), monatliche (z.B. Funktionstest Ultraschallgerät, Kontrolle der Haltbarkeit verpackter Instrumente, …), wöchentliche (z.B. Blumen gießen, Materialwannen auffüllen,…) und tägliche Aufgaben (z.B. Kontrolle Röntgenbildschirm, Post holen,..).

Anschließend haben wir gemeinsam mit dem Team jeweils einen Verantwortlichen und einen Ersatz-Verantwortlichen festgelegt und die Aufgaben im Programm eingepflegt. Mittlerweile erinnert jede Aufgabe genau zur richtigen Zeit die beiden eingetragenen MitarbeiterInnen. Sollten beide einmal krank sein, können alle Anderen im Programm direkt nachlesen, wie die Aufgabe normalerweise erfüllt wird.

Besonders angenehm finde ich, dass das Programm so einfach und intuitiv zu benutzen ist und die Oberfläche so schön aussieht, sodass man sich endlich gerne auf der Seite aufhält. Das ist bei vielen zahnärztlichen Produkten häufig leider nicht der Fall!

Mein Fazit: Mittlerweile läuft unser Praxismanagement so selbstständig, dass ich mich selber kaum mehr damit befassen muss und jedes Mal freue ich mich wieder, wenn ich die zahlreichen erledigten Aufgaben sehe. Ich empfehle digitales Qualitäts- bzw. Praxismanagement jedem, der sich an Effizienz und schönen Arbeitsabläufen erfreut und beantworte hier oder auf den sozialen Medien gerne alle aufkommenden Fragen!