Prozessoptimierung

Wenn ich eine Neugründung in der Phase bis zum Praxisstart begleite, empfehle ich immer, dass ich am ersten Tag mit in der Praxis bin. Dann kann die Zahnärztin oder der Zahnarzt sich um das wesentliche kümmern – nämlich um seine ersten Patienten und vor allem um den ersten professionellen Auftritt.

Ganz oft bekomme ich dann die Antwort: „ Das ist nett, aber ich denke den Tag schaffen wir allein!“

Ja, natürlich die Frage ist nur, mit welcher Effektivität? Und schon fängt die Prozessgestaltung an.

Es ist noch keinen Monat her, als ich genauso einen Tag begleiten durfte und das war gut so.

Ich möchte Euch ein wenig davon erzählen:

Meine Kundin ist eine junge innovative Zahnärztin, die eine Praxis übernommen hat. Schon im Vorfeld haben wir viel Zeit miteinander verbracht, um die

1. Praxissoftware auf Ihre Art der Behandlung vor zu bereiten
2. Welche Unterlagen und Charisize Unternehmen sind sinnvoll
3. Bin ich in Sachen Praxispersonal gut aufgestellt
4. Hab ich alle rechtlichen Punkte bedacht

Und so weiter und sofort……, die Prozesse sind vollbracht und brauchen sicher noch eine Optimierung.

Am Tag der Eröffnung war die Praxis gut vorbereitet, alle Geräte und Räume waren zum Einsatz bereit und dann kam der erste Patient. Und da es sich um eine Übergabe Praxis handelte, sind jetzt viele Unterlagen neu auszufüllen und zu erklären. Welches für die Mitarbeiter zwar nicht Neues war, aber wie man diese jetzt weiter verarbeitet – ohne das man sie einfach in die Karteikarte steckt, das war neu!

Ja, die Praxis soll jetzt digital sein und ja, genau an dem Punkt beginnt ein neuer Prozess.

Und nun haben wir gleich damit begonnen, diesen zu formen.

• Was wird wie archiviert?
• Wie wird es beschriftet?
• Ist es rechtlich korrekt?
• Passt es in den Alltag?
• Und all das haben wir in Verfahrensanweisung niedergeschrieben?

Mit „uns“ meine ich die Mitarbeiterinnen an der Rezeption und im Behandlungszimmer, während sich die Zahnärztin in Ruhe und mit Sorgfalt um den Patienten kümmert.

In diesem Fall konnte ich unterstützen, weil der Prozesse 1. Tag gut vorbereitet war. Künftig ist es sicher gut, dass man sich dem annimmt, was kommt, die Punkte notiert, die wichtig sind oder etwas verkomplizieren. Ziel ist es, den Praxisablauf in eine Routine zu überführen, bei der die Prozesse einheitlich und konsistent gelebt werden.

Dann macht Prozessoptimierung Spaß und bringt Erfolge!

Ein wichtiger Punkt in der dauerhaften Anwendung von Prozessen lässt sich gut in einem Zitat von Konrad Lorenz finden:

„Gedacht – heißt nicht gesagt

Gesagt –  heißt nicht gehört

Gehört – heißt nicht verstanden

Verstanden – heißt nicht einverstanden

Einverstanden – heißt nicht angewendet

Angewendet – heißt noch lange nicht beibehalten.“

Wenn Sei nun denken, „Da ist was dran!“ und haben Interesse, die ersten Schritte in der Prozessoptimierung mit mir gemeinsam zu gehen, dann freue ich mich, auch Ihnen helfen zu können!