Zwischen Durchhalten und Umsteigen: Wie ihr eure Software sinnvoll weiterentwickelt

„Wir würden ja gerne, aber…“ – ein Satz, den man in vielen Praxen hört, wenn es um das Thema Praxisverwaltungssoftware geht. Der tägliche Umgang mit einem veralteten System wird oft zur Gewohnheit – und zur Belastung. Ob Unsicherheiten im Umgang mit der PVS, Druckerprobleme oder das ständige Jonglieren zwischen handschriftlicher und digitaler Dokumentation – der Frust ist real. Doch wann ist es wirklich Zeit, etwas zu ändern?

Typische Hürden: Warum viele Praxen zögern

Die Gründe, an der vorhandenen Software festzuhalten, sind vielfältig:

• „Ob das mit einer neuen Software wirklich besser wird…?“
• „Ich möchte nicht noch mehr Zusatzprogramme nutzen.“
• „Für eine Umstellung haben wir im Moment keine Zeit.“
• „Unsere Software funktioniert ja irgendwie.“
• „Dann muss ich schon wieder soviel Geld in die Hand nehmen.“

Hinter diesen Aussagen steckt oft Unsicherheit – vor dem Aufwand, vor Schulungen, vor Kosten. Doch genau diese Zurückhaltung kostet langfristig oft mehr.

Was die Software wirklich kostet

Ein veraltetes oder schlecht genutztes System ist nicht nur lästig, es ist auch ein echter Produktivitätskiller. Typische Folgen:

• Zeitverlust durch ineffiziente Workflows
• Doppelte Arbeit (z. B. Ausdruck & Scan)
• Höheres Fehlerrisiko
• Demotivation im Team
• Kein Anschluss an moderne Lösungen (z. B. Online-Terminbuchung, digitale Patientenkommunikation)

Ein Beispiel: 20 Minuten Mehraufwand pro Tag summieren sich bei einem Team über ein Jahr schnell auf hunderte Stunden – verlorene Zeit, die weder wirtschaftlich noch menschlich sinnvoll ist.

Welche Optionen habt ihr?

Es muss nicht sofort der Komplettumstieg sein. Schon ein ehrlicher Blick auf die vorhandene Software kann lohnen:

• Nutzt ihr wirklich alle Funktionen?
• Wann hattet ihr die letzte Schulung?
• Welche Support-Möglichkeiten gibt es?
• Habt ihr bereits eine Liste mit den Punkten erstellt, die im aktuellen System nicht rund laufen?

Wenn das System trotzdem nicht mehr zu euren Anforderungen passt, ist ein Wechsel eine ernsthafte Option. Dabei helfen Fragen wie:

• Was stört uns konkret?
• Was soll die neue Software besser können?
• Welche Funktionen sind für unser Team besonders wichtig?

Mein Tipp: Sucht die Lösung gemeinsam im Team

Der Wechsel auf ein neues System ist ein Change-Prozess – und der gelingt am besten gemeinsam. Setzt euch zusammen, macht eine Pro-und-Contra-Liste und besprecht offen, was euch im Alltag stresst. Oft entsteht daraus schon eine klare Richtung. Außerdem wird dadurch sichtbar, vor welchen Herausforderungen das Team steht. Wenn ihr gemeinsam analysiert, was eure Software bereits kann, entdeckt ihr vielleicht Zusatzmodule, die euch die Arbeit erleichtern. Auch ohne Systemwechsel könnt ihr digital effizienter arbeiten – viele externe Anbieter unterstützen bereits euer bestehendes System.

Fazit: Eine Investition in mehr Ruhe und Effizienz

Eine moderne, passende Software ist kein Luxus, sondern Teil einer zukunftsfähigen Praxis. Wer sich aus Frust über das Alte ins Neue bewegt, gewinnt: mehr Effizienz, weniger Stress, bessere Abläufe. Und wenn ihr euch unsicher seid: Holt euch neutrale Meinung ein. Ich bin gern für den Austausch da – unverbindlich und mit einem offenen Ohr.