Geht es euch auch so? Die Parameter, die als Indikator für Praxiserfolg galten, passen: Terminkalender voll, Stühle ausgelastet, Umsatz gestiegen. Und trotzdem: Am Ende des Monats fühlt es sich an, als würde weniger übrig bleiben als früher. Und dann kommt noch die Steuernachzahlung – und spätestens jetzt das Gefühl, für ein System zu arbeiten statt für sich selbst.
Das ist kein persönliches Versagen und kein Rechenfehler. Es ist das Ergebnis aus: stark gestiegenen Kosten, einer seit Jahren unveränderten Praxisstruktur und einem Zahlenbild, das mehr verschleiert als es zeigt.
- Die Kosten sind gestiegen – die Struktur nicht
Jeder Praxisinhaber weiß: in fast allen Positionen sind die Preise in den letzten Jahren spürbar angezogen. Am deutlichsten ist der Anstieg bei den Personalkosten zu spüren. Wer gutes Personal gewinnen oder halten will, zahlt heute deutlich mehr als noch vor wenigen Jahren.
Parallel dazu ist die Vergütung deiner Leistungen nicht mitgewachsen. Der Punktwert im BEMA-Bereich folgt einer eigenen Logik, die mit der realen Kostenentwicklung wenig zu tun hat. Und im Privatbereich rechnen viele Praxen aus Gewohnheit mit Faktoren, die vor zehn Jahren festgelegt und seitdem nie wieder angefasst wurden. „Dafür haben wir nicht die richtigen Patienten.“ – ist die häufigste Begründung.
Das Ergebnis: Die Kostenseite ist dynamisch, die Erlösseite ist statisch. Mehr Arbeitsstunden sind sicher hilfreich, aber sie lösen nicht das Problem!
Was ist zu tun?
- Terminplanung modernisieren. Nicht Behandlungszeiten wie schon immer, sondern nach Leistung, Personal und Material berechnen.
- Leistungsmix optimieren. Prüfe alle Leistungen nach Aufwand (Zeit, Raum, Personal etc.) und Ertrag (Vergütung). Triff Entscheidungen!
- Delegation. Delegiere alles Delegierbare an Mitarbeiter und nutze deine Zeit für umsatzstarke Leistungen.
- Abrechnung prüfen. Es gibt immer Potenziale!
- Prüfe die Stuhlauslastung. Gibt es freie Behandlungszeiten?
Eine Praxis, die heute mit der Struktur von 2016 arbeitet, kann bei den Kosten von 2026 schlicht nicht das gleiche Ergebnis liefern
- Unnötige Ausgaben: der leise Abfluss
Die zweite Kategorie – Ausgaben. Niemand entscheidet bewusst, unnötige Ausgaben zu tätigen. Aber im Praxisalltag gehen einige Ausgaben schlichtweg unter:
- Software-Abos, die nach dem Testzeitraum nie gekündigt wurden
- Wartungs- und Serviceverträge, die sich stillschweigend verlängert haben
- Überhöhte Lagerbestände
- Marketingausgaben – ohne Erfolgsmessung
- Versicherungen mit doppelter Abdeckung
- Zahlungskonditionen, die nie nachverhandelt wurden
Einzeln wirkt jede Position harmlos. In Summe sind es bei vielen Praxen vier- bis fünfstellige Beträge pro Jahr, die ohne jeden Gegenwert das Konto verlassen.
- Die Steuer: warum Gewinn nicht gleich Geld ist
Hier entsteht meist Frustration. Der steuerliche Gewinn ist nicht das, was auf dem Konto liegt.
- Gewinn ist um Tilgung zu reduzieren. Wer ein Praxisdarlehen bedient, zahlt echtes Geld – aber nur der Zinsanteil mindert den Gewinn. Die Tilgung wird aus versteuertem Geld geleistet.
- Abschreibungen mindern den Gewinn, aber ohne das Konto zu belasten. Es kann also umgekehrt ein hoher Gewinn ausgewiesen werden, während die Liquidität eng ist.
- Die Steuerprogression greift härter als erwartet. Mehr arbeiten heißt nicht proportional mehr verdienen.
- Steuervorauszahlungen laufen der Realität hinterher. Sie beruhen auf der Vergangenheit. Läuft es besser, kommt die Nachzahlung mit Verzögerung – und dann gleich in zwei Schichten: die Nachzahlung für das alte Jahr plus die angehobenen Vorauszahlungen für das laufende.
Die typische Folge: Ein Jahr mit gutem Umsatz führt zu einer Steuerbelastung, die man liquiditätsseitig nicht eingeplant hat. Und aus dem guten Jahr wird gefühlt ein schlechtes.
- Der tote Winkel: Privatausgaben über das Praxiskonto
Vieles wird vom Praxiskonto bezahlt, was in Wahrheit privat ist: das Fahrzeug, das überwiegend privat bewegt wird. Das Mobiltelefon. Die Reise mit Fortbildungsanteil. Die Restaurantbesuche. Diese Ausgaben werden der Praxis entnommen und für den privaten Lebensstandard verwendet. Sie fühlen sich nicht wie Einkommen an – aber genau das sind sie. Wer 5.000 Euro auf das Privatkonto überweist, aber weitere 2.000 Euro monatlich direkt aus der Praxis bezahlt, verdient nicht 5.000, sondern 7.000 Euro.
Der erste Schritt ist eine Trennung: private Ausgaben sauber vom Praxiskonto lösen, das private Budget bewusst festlegen, per Dauerauftrag entnehmen. Erst danach lässt sich überhaupt sinnvoll beurteilen, was du wirklich verdienst.
- Warum Sparen die falsche erste Reaktion ist
Die naheliegende Antwort auf sinkende Erträge ist der Rotstift. Sie ist auch eine gefährliche.
Wer beim Personal kürzt, verliert gleichzeitig Kapazität und Qualität – und mit beidem Umsatz. Wer beim Material spart, riskiert Ergebnisqualität und Nacharbeit. Wer Fortbildung streicht, gibt genau die Differenzierung auf, die höhere Honorare rechtfertigt. Wer Instandhaltung aufschiebt, zahlt später mehr. Stumpfes Sparen senkt die Kosten, aber auch die Leistungsfähigkeit.
Betriebswirtschaftliche Anpassung ist etwas anderes als Sparen.
Konkret heißt das:
- Praxiskennzahlen aufbauen und nutzen (Deckungsbeitrag je Behandlungsstunde, Stuhlauslastung, Umsatz je Behandlerstunde, Personalkostenquote)
- Leistungsspektrum schärfen: Was passt zur Praxis, zum Team, zum Standort – und trägt sich wirtschaftlich?
- Honorare regelmäßig überprüfen. Steigerungsfaktoren sind eine Entscheidung, keine Konstante.
- Terminstruktur an Leistung anpassen, nicht an Gewohnheit.
- Liquiditätsplanung vornehmen, die Steuerzahlungen, Tilgung und Investitionen vorwegnimmt – idealerweise über ein separates Steuerrücklagenkonto.
- Erst dann Kosten sparen und die tatsächlich unnötigen Positionen streichen.
Zusammengefasst bedeutet das: Du brauchst Klarheit darüber, was die Praxis erwirtschaftet, was davon in Steuern und Tilgung geht, was du tatsächlich entnimmst.
Solange diese Zahlen nicht vorliegen, ist jede Maßnahme eine Vermutung. Sobald sie vorliegen, zeigt sich in fast jeder Praxis: Der Hebel liegt nicht in mehr Stunden. Er liegt in besseren Entscheidungen.
