… oder was Du tun kannst, damit Dich Dein Team bei der Umsetzung unterstützt.
Für viele Praxisteams ist das Thema Qualitätsmanagement mit negativen Gefühlen behaftet. Das Vorurteil, QM bedeutet langweilige Texte zu schreiben und Listen zu führen, haben viele Menschen. In der Praxis gibt es meist die eine Person, die als Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) das QM- System mit Dokumenten und Unterlagen füttert. Die / der QMB hat die Aufgabe, das Praxiswissen zusammen zu tragen und im QM abzubilden. Auch alle sicherheitsrelevanten Bereiche, wie Arbeitsschutz, Hygienemanagement, Notfallmanagement, usw. müssen im QM-System umgesetzt werden. Das Erstellen eines individuellen Qualitätsmanagements ist mit viel Arbeit verbunden und es ist um so enttäuschender, wenn niemand sonst im Team sich dafür interessiert. Das sollte unbedingt geändert werden, damit das Qualitätsmanagement der Praxis auch Nutzen bringt!Die Lösungsmöglichkeiten:
Die Personen in den Mittelpunkt stellen!
Wir brauchen eine QM-Struktur, die individuell zur Praxis passt. Diese muss in einem Team-Meeting mit allen Beteiligten zusammen geschaffen werden. Diese Struktur muss bekannt und für alle nachvollziehbar sei. Nur so ist gewährleistet, dass alle auch jede Information finden.
Weg von langweiliger Bürokratie!
Wenn es Texte sein müssen im QM, sollen diese so geschrieben sein, dass sie gerne gelesen werden. Sie müssen klar, informativ, prägnant und vielleicht auch ein bisschen witzig sein. Die Personen, die das QM nutzen, stehen im Mittelpunkt. Im QM müssen wir uns nach ihren Fragen und Bedürfnissen orientieren.
Viele Themen im QM lassen sich mit Fotos, Videos und Audios darstellen. Das lässt sich viel schneller aufnehmen und macht mehr Spaß als lange Texte zu lesen. Einige QM-Software Produkte bieten hier großartige Möglichkeiten, teilweise sogar KI-unterstützt. Wenn Du hier mehr Informationen benötigst, helfe ich gerne.
Bei Texten ist es am besten, wenn auf lange Einleitungen verzichtet wird. Das Wichtige muss gleich im ersten Satz zu lesen sein. Versuche Überschriften zu formulieren, die Lust machen, weiterzulesen. Dafür kann die Magie der Zahlen genutzt werden z. B.:
- Die 5 wichtigen Säulen unserer Zusammenarbeit
- Die 10 Punkte für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Unsere 4 Bausteine für gute Meetings
- Das 1×1 unserer Praxishygiene
Als QMB die Führung übernehmen!
Als QMB muss ich aus dem Schatten treten und das Team mitnehmen in das QM-System. Bei jeder Teambesprechung sollte ein QM-Thema besprochen werden. Es ist auch wichtig, Ziele zu setzen und Zuständigkeiten zu vergeben. Denn das QM-System kann sich nur weiterentwickeln, wenn das gesamte Team daran arbeitet. Eine Person kann diese komplexe Aufgabe nicht alleine schaffen.
Das QM in kleine Portionen aufteilen!
QM ist komplex. Viele Bereiche werden damit abgedeckt. Wenn ich mein Team mit dem gesamten Werk konfrontiere, verliert es leicht den Überblick. Teile ich es aber in kleine Bereiche auf und verteile die Themen auf verschieden Schultern, wird es für alle leichter.
Künstliche Intelligenz für das Formulieren von Texten nutzen!
Manchmal möchte man vorhandene Texte / Vorlagen in das QM-System integrieren. Wenn diese aus langen, verschachtelten Sätzen bestehen und sich schlecht lesen lassen, kann ChatGPT oder eine ähnliche KI-Software helfen.
Kopiere einfach den umständlich geschriebenen Text in die KI-App und lasse diesen umformulieren. Das ist innerhalb von Sekunden erledigt. Bitte unbedingt darauf achten, dass alle wichtigen Inhalte erhalten bleiben.
Eine KI kann auch Texte kürzen, ohne dass Inhalte verloren gehen.
Wird es doch einmal ein langer Text, ist es hilfreich, ein Inhaltsverzeichnis für den Text zu verfassen. Diese Funktion bieten einige QM-Software Produkte.
Vorlagen erleichtern das Erstellen von eigenen Texten!
Der Entwurf von Tabellen mit Textbausteinen erleichtert das Schreiben von Texten enorm. Wichtig ist, hier darauf zu achten, dass Kopf- und Fußzeile immer einheitlich sind und auch der Aufbau z. B aller Arbeitsanweisungen gleich ist. Das bringt Orientierung und Struktur für alle Leser.
Auch für die Planung von Vorlagen mit Struktur lässt sich ChatGPT optimal nutzen. Dafür gibt es sogar einen kostenfreien Account. Doch Vorsicht! Eine KI liefert nur Vorschläge. Die Entscheidung, wie die Struktur umgesetzt wird und die Verantwortung dafür bleiben bei der Praxis.
Einfache Sätze ohne komplizierte Behördensprache nutzen!
Je einfacher und kürzer die Sätze im QM-System aufgebaut sind, um so leichter und schneller werden die Informationen erfasst. Wir müssen immer beachten, dass unser QM-System dem unkomplizierten Wissenstransfer dient. Deshalb sollten Paragrafen und komplizierte und verschachtelte Sätze tabu sein.
Den Nutzen in den Vordergrund stellen!
Wieder gleich im ersten Satz sollte ein Hinweis erscheinen, z. B.:
- Diese Beschreibung hilft Dir dabei, schnell und einfach die Wartung an der Einheit durchzuführen …
- Beachte diese zeitsparenden Tipps für die Bearbeitung von …
- Die folgende Kurzanleitung bringt Dich schnell dazu, den Anrufbeantworter zu bedienen …
Mit Merksätzen arbeiten!
Bei wichtigen Anweisungen, z. B. im Bereich der Praxishygiene, kann man mit prägnanten Merksätzen in Reimform arbeiten. Auch dabei unterstützt eine KI wie ChatGPT.
Hier mein Auftrag an ChatGPT:
Schreibe als kurzen Merkspruch: Wenn Du das RDG mit kontaminierten Instrumenten bestückst, trage immer die stichfesten lila Handschuhe.
Die Antwort der KI:
„RDG mit Dreck, lila Handschuh-Zweck!“
Dieser Satz prägt sich ein und liest sich schnell!
Dieses Beispiel zeigt, dass es möglich ist, ein lebendigen QM-System aufzubauen, mit dem es Spaß macht zu arbeiten. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Gerne unterstütze ich auch Dein Praxisteam dabei! Melde Dich gerne über E-Mail an info@ak-praxismanagement.de oder wir telefonieren miteinander unter 0151 50680508. Ich freue mich auf unser Kennenlernen!
Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Umsetzung Deines QM-Systems!
Ihre Netzwerk Expertin
Andrea Knauber
