Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis

Damit auch noch Zeit für das QM-System bleibt

Oft höre ich in der Praxis die Aussage: „Wir haben keine Zeit für das QM-System.“

Die Gründe sind vielfältig und nachvollziehbar: Das Wartezimmer ist gut gefüllt und die Patienten werden ungeduldig. Ständig klingelt das Telefon. Immer mal wieder fehlt jemand im Praxisteam und die verbleibenden Kollegen müssen deshalb ein höheres Arbeitsvolumen erledigen. Ein Tag in der Praxis kann ganz schön stressig sein, auch wenn das Praxisteam sein Bestes tut und so schnell wie möglich arbeitet.

Das Thema Qualitätsmanagement steht dann häufig ganz hinten an. Wichtige organisatorische Aufgaben bleiben liegen und führen zu noch mehr Stress, wenn sich zum Beispiel eine behördliche Kontrolle ankündigt oder größere Veränderungen in der Praxis anstehen.

Ein effektives Zeitmanagement bringt Ruhe und Zufriedenheit in den Tagesablauf

Wenn Du diese Situation kennst, brauchst Du ein effektives Zeitmanagement in Deiner Praxis. Gut organisierte Abläufe und feste Zeiten für bestimmte Aufgaben sichern Dir zufriedene Patienten und ein motiviertes Praxisteam. Du reduzierst die Arbeitsbelastung Deiner Mitarbeitenden und bringst viel mehr Ruhe in die Patientenbehandlung. Ein optimales Zeitmanagement gelingt allerdings nur, wenn die Abläufe an Deine Praxisstruktur angepasst sind, die Zuständigkeiten im Team zu den individuellen Stärken und Bedürfnissen passen und der Arbeitstag für jeden im Team nachvollziehbar strukturiert ist. Die Einrichtung eines effektiven Zeitmanagements erfordert also eine ganzheitliche Betrachtung der Praxis.

Struktur in die Abläufe einer Praxis zu bringen, erfordert viel Zeit, an der es ja oftmals mangelt. Das erste, was überprüft werden sollte, ist die Effektivität. Das heißt, wir müssen uns nicht die Frage stellen: Wie viel arbeiten wir? Sondern: Wie produktiv und effektiv arbeiten wir und was können wir optimieren?

Meistens stellen wir dabei fest, dass es im Praxisalltag immer mal wieder unproduktive Phasen gibt, die optimaler genutzt werden können, damit an anderer Stelle mehr Zeit für Pausen oder eben für Aufgaben, wie die Bearbeitung des QM-Systems, geschaffen werden kann.

Teste Deine Produktivität

Teste einfach mal Deine Produktivität in der Praxis und finde heraus, wann Zeiten sind, in denen nicht effektiv gearbeitet wird und stelle anschließend Dein Zeitmanagement um. Am besten organisierst Du dafür eine Teambesprechung und bittest alle Teammitglieder, unproduktive Minuten aufzuzeichnen. Das sind zum Beispiel Wartezeiten auf den Behandler oder den Patienten, das kurze Privatgespräch unter Kollegen und ähnliches. Im Nachgang überlegt Ihr gemeinsam, wie man die Zeiten mit weniger Produktivität besser nutzen kann und wie es trotzdem möglich ist, Pausen für alle einzubauen.

Wichtig zu beachten ist immer, dass wir nur gemeinsam im Team vorankommen und jeder, der mit im Boot sitzt, auch ein Paddel in der Hand hält und rudern muss, damit wir vorankommen.

QM-Support

Wünschst Du Dir eine Verbesserung der Abläufe in Deiner Praxis oder möchtest Du Dein QM-System einrichten, ergänzen oder optimieren? Mit externer Unterstützung gelingt das leichter und Du erreichst Deine Ziele schneller.